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Dokumente
Dokumentvorlagen lassen sich frei gestalten und bieten eine einfache Möglichkeit, professionelle Schreiben zu erstellen, die immer gleich aufgebaut und optisch ansprechend sind. Viele wichtige Informationen – etwa Namen, Adressen, Grabnummern oder Laufzeiten – werden automatisch aus den vorhandenen Daten eingefügt, sodass keine manuellen Eingaben nötig sind. Zusätzlich können eigene Dokumentvariablen ergänzt werden, um spezielle Inhalte abzubilden. Diese Variablen lassen sich in den Einstellungen unkompliziert erweitern, sodass für jede Vorlage genau die Informationen zur Verfügung stehen, die benötigt werden.
Ein typisches Beispiel ist eine Graburkunde: Die Vorlage enthält feste Textelemente wie Überschriften, rechtliche Hinweise und das Layout. Automatisch eingefügt werden hingegen die individuellen Daten – etwa der Name des Nutzungsberechtigten, die genaue Grabstelle sowie die Nutzungsdauer. Wenn zusätzlich ein Hinweis auf die Pflegevereinbarung benötigt wird, kann dafür eine eigene Variable angelegt werden, die diesen Text automatisch ergänzt. So entsteht ein Dokument, das sowohl optisch einheitlich als auch inhaltlich vollständig ist, ohne dass jemand Daten manuell zusammenstellen muss.
Dokument Variablen
Es stehen sämtliche relevanten Stamm‑ und viele Bewegungsdaten automatisch als Dokumentvariablen in Dokumentvorlagen zur Verfügung. Diese können durch eigene Variablen erweitert und frei kombiniert werden. So lassen sich beispielsweise individuelle Anredeformen erstellen, indem Titel, Vorname und Nachname zu einer gewünschten Schreibweise zusammengeführt werden, etwa „Frau M. Mayer“. Ebenso können fixe Werte wie der Name des Bürgermeisters oder der Gemeinde als Variable hinterlegt werden, um austauschbare Textbausteine zentral zu pflegen und in allen Dokumenten einheitlich zu verwenden. Auf diese Weise entstehen flexible, konsistente und leicht wartbare Vorlagen, die sich exakt an die eigenen Anforderungen anpassen lassen.
Spezielle Anrede
Ein praktisches Beispiel für eine selbst definierte Dokumentvariable ist eine spezielle Anrede, die automatisch aus mehreren Datenfeldern zusammengesetzt wird. Dabei werden Geschlecht, Titel vor dem Namen, Nachname und Titel nach dem Namen kombiniert, um eine einheitliche und korrekt formatierte Anrede zu erzeugen.
Wenn die Daten etwa Geschlecht = weiblich, Titel vorangestellt = “”, Nachname = Mayer und Titel nachgestellt = “” enthalten, erzeugt die Variable automatisch die Ausgabe „Frau Mayer“.
Sind zusätzliche Informationen vorhanden – etwa ein akademischer Titel wie „Dr.“ oder ein nachgestellter Titel – werden diese ebenfalls berücksichtigt. So kann aus den Daten beispielsweise „Herr Dr. Huber MSc“ entstehen.
Durch diese flexible Logik lassen sich Anreden exakt nach den eigenen Vorgaben gestalten, ohne dass sie in jeder Vorlage manuell angepasst werden müssen.
Signatur & Hybrider Versand
Die qualifizierte digitale Signatur ermöglicht eine rechtsverbindliche und fälschungssichere elektronische Unterzeichnung von Dokumenten. Dafür wird ein persönliches Zertifikat benötigt, das vom jeweiligen Anbieter – etwa BriefButler, Sendhybrid oder anderen zertifizierten Diensten – bereitgestellt wird. Für BriefButler‑Kunden stehen zudem spezielle Angebote zur Verfügung. Über passende Signaturprofile wird festgelegt, wo die Signatur im Dokument erscheint und wie sie gestaltet ist.
Für den Versand kommen Versandprofile zum Einsatz, die bestimmen, wie ein Dokument zugestellt wird: elektronisch, postalisch oder als hybrider Versand über einen Druck‑ und Versandpartner. Zusätzlich können Priorität und Vertraulichkeit definiert werden, etwa RSa, RSb, eingeschrieben oder eigenhändig mit Sendungsverfolgung. So entsteht ein sicherer, flexibler und vollständig digitaler Versandprozess.
Dokument Erstellung
Die Dokumenterstellung erfolgt in wenigen klaren Schritten und ermöglicht einen reibungslosen, strukturierten Ablauf. Zunächst wird eine passende Vorlage ausgewählt, wobei alle zugehörigen Beilagen automatisch übernommen werden. Anschließend kann das Dokument individuell angepasst werden – etwa durch das Hinzufügen oder Entfernen von Anhängen. Der Empfänger wird bequem aus den vorhandenen Nutzungsberechtigten ausgewählt, und bei Bedarf lässt sich die Versandadresse entweder anpassen oder direkt aus den bestehenden Daten übernehmen. Danach wird die gewünschte Versandart festgelegt und entschieden, ob das Dokument digital signiert werden soll. Abschließend wird eine Voransicht („Vorbereiten“) erstellt, bevor die endgültige Reinschrift erzeugt und das Dokument nach einer letzten Prüfung versendet wird.
Erreichbarkeit
Werktags – 07:00 bis 18:00 Uhr
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Kontakt
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